La Piste d’Audit Fiable : une obligation fiscale délaissée… mais pas pour longtemps

L’article 289-V du Code Général des Impôts prévoit que « l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation ». Ces exigences de suivi et de traçabilité, qui, il faut le rappeler existent depuis 2013, conditionnent le droit à déduction de la TVA des opérateurs, droit fortement contrôlé par l’administration fiscale et si important pour la trésorerie des entreprises.

 Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ?

L’un des moyens permettant de garantir ces éléments est de mettre en place, au sein des sociétés, des contrôles documentés et permanents afin d’établir une piste d’audit fiable entre la facture (émise ou reçue) et l’opération qui en est le fondement (livraison de biens ou prestations de services).

Aucun support de facturation n’échappe à cette obligation de documentation puisque celle-ci s’impose aux factures émises sur support papier ainsi qu’aux factures émises sur support électronique (non sécurisée au moyen d’une signature électronique ou d’un message structuré – EDI).

La piste d’audit fiable prend la forme d’une procédure étayée, documentée et éprouvée par des tests permettant à l’administration fiscale, en cas de vérification, d’apprécier rapidement la conformité aux dispositions légales de la société et la non remise en cause de son droit à déduction.

Elle répond aux objectifs suivants en permettant de :

• Reconstituer dans l’ordre chronologique le processus de facturation en reliant les différents documents de ce processus (bon de commande, bon de livraison, facture, …) ;
• Vérifier si la substance des factures est correcte en établissant un lien entre la facture et la réalité de l’opération facturée ;
• Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter de façon ininterrompue à la facture et inversement.

 Comment la mettre en oeuvre ?

La mise en œuvre de cette documentation peut être réalisée dans chaque entreprise en suivant une approche méthodologique en 3 étapes :

• Identification des services de l’entreprise en charge des process de ventes et d’achats (service commercial, service logistique, service comptable, …). L’identification des différents interlocuteurs permettra de déterminer le rôle de chacun dans le processus de facturation.
• Schématisation des différentes étapes de ces procédures, avec l’identification des points de contrôles existants en interne.
• Rédaction d’une documentation descriptive, permettant de mettre en avant les procédures internes mises en œuvre pour les achats et les ventes ainsi que l’ensemble des contrôles internes, dans un ordre chronologique.

En conclusion, peu importe leur taille, les entreprises doivent sécuriser leur droit à déduction de TVA en rédigeant cette documentation.

Advolis-Orfis vous accompagne grâce à ses spécialistes en matière de fiscalité et de contrôle interne à rédiger la piste d’audit fiable et à sécuriser vos opérations soumises à TVA.